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Razones para archivar el correo electrónico
Con los años las compañías se han subido al carro de las comunicaciones on-line transformando el correo electrónico en la primordial forma de contacto. La información que antes se obtenía a través de el uso del teléfono, por escrito o bien en persona ir a este sitio web se obtiene hoy a través del correo electrónico siendo este el primordial generador de documentación en la compañía.
Esto nos conduce a estimar los motivos por los cuales es de suma importancia archivar el correo electrónico. A continuación hacemos un resumen de las cinco razones más importantes por las que deberíamos hacer esta acción.
Por seguridad legal
Al convertirse en la principal herramienta de comunicación, la mayor parte de países incluyen en su legislación la obligación para las empresas de almacenar todo el email para su posible empleo en pleitos o bien procedimientos jurídicos. Archivar esta documentación permite el cumplimiento de la ley y el ahorro de costes en la producción de documentación para dichos litigios.
Mejor administración de almacenaje
El archivado de e mail centraliza todos y cada uno de los registros en un único sitio lo que permite acceder a ellos bajo demanda y de forma rápida. Esto deja que no sea preciso guardar archivos locales en el computador y reducir el tamaño del buzón de correo borrando aquellas carpetas y buzones que no sean precisos puesto que el correo electrónico no desaparece, si no que queda guardado en el fichero.
Protección frente a la pérdida de datos
Archivar los correos garantiza poder contar con siempre y en todo momento de ellos y no perderlos debido a inconvenientes técnicos o destrucción incorrecta, ya sea accidental o deliberadamente. Para ello se recomienda archivar el correo electrónico en el momento de su llegada y antes que sean leídos.
Menor coste en Infraestructura Informática
Al almacenar los mails en un fichero no es necesario tanto espacio en el equipo y esto agiliza los procesos de realización de copias de respaldo, actualizaciones, mantenimiento, restauración de datos, etc. con lo que se reduce la Infraestructura Informática y sus costes. Si el sistema de archivo se halla en Internet los costos son todavía menores debido a que solo se paga por el espacio utilizado y este se puede ir adquiriendo conforme se necesite.
Mayor productividad
Cerca del setenta y cinco por cien de la información esencial de una compañía se conserva en el e-mail. Poder acceder con eficacia a esos datos y tenerlos a predisposición en cualquier instante deja trabajar más cómoda y de forma rápida favoreciendo la productividad de la compañía.
Al mandar un mensaje de mail a una o varias personas, se asume que su contenido permanecerá reservado a ese grupo y no va a ser accesible a terceros.
De entrada este es el caso pero siempre y en toda circunstancia existe la posibilidad de que ocurran fallos en los mecanismos de protección del mensaje y la información llegue a receptores no deseados.
Este género de filtraciones de información pueden deberse tanto a factores que están a cargo de los usuarios, como a circunstancias externas que no están en su control.
Es importante entender bien cuales son todas las variables que influyen en la confidencialidad de los mensajes antes de trabajar con un servicio de e-mail, especialmente cuando se manejan datos cuya confidencialidad es esencial.
Las cautelas del usuario
El sistema principal para proteger la información en un buzón de correos es el uso de la contraseña para acceder a los mensajes. Esta ha de ser segura, esto es debe continuar algunos criterios que la protegen contra piratas informáticos y software avieso.
Alguno de estos criterios son:
• Que tenga ocho caracteres por lo menos.
• Que no contenga el nombre del usuario o bien de la empresa
• Que no contenga una palabra completa
• Que sea significativamente diferente de claves de acceso anteriores.
• Que contenga letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos del teclado.
La contraseña debe cambiarse periódicamente y no debe compartirse con otras personas. No debe mandarse nunca por mail ni por sms o whatsapp. Igual que el cuidado que tendríamos con la llave de nuestra casa que protege nuestras pertenencias, debemos tener cuidado con nuestras contraseñas que resguardan nuestro trabajo y también informaciones personales.
Los factores externos
Podemos visualizar el contenido de nuestros buzón de correos por medio de la interfaz de nuestro cliente de correo. Por su parte, este contenido es almacenado en ficheros que son precisos para guardar la información amontonada a lo largo del tiempo. Estos archivos acostumbran a estar regidos bajo ciertas leyes de privacidad que dan acceso a la información a ciertas personas bajo determinadas circunstancias. Es esencial comprender cuáles son las condiciones bajo las que funciona su sistema de correos para estar siendo consciente de los peligros a los cuales su confidencialidad está expuesta.
Existen mecanismos de control que inspeccionan el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos. Un ejemplo es el caso del sitio web megaupload.com que ofrecía servicios para trasferir y guardar archivos en línea. Éste fue acusado de transgredir leyes de copyright de contenido y fue cerrado por el Departamento de Justicia Estadounidense en Enero del 2012. Los ficheros guardados ahí por millones de usuarios fueron retenidos en los servidores de la compañía y los usuarios perdieron su acceso. Se afirmó que la compañía había prevenido a los usuarios de que debían guardar copias de todos los ficheros subidos a su lugar, por lo que no se hicieron responsables de pérdidas de información.
Es importante entender este tipo condiciones y lo que pueden significar para la seguridad de nuestros datos en el caso de incidentes de esta clase.
Las soluciones
Existen diferentes soluciones disponibles para maximizar la protección de nuestros datos almacenados. Por ejemplo, un servicio que nos permite apoyar y guardar nuestra información en seguridad, es el sistema de almacenamiento de mails Mailstore. Este sistema ofrece protección total contra la pérdida de datos, deja acceso a los correos aún en el caso de caída del servidor, impide que los usuarios borren los e-mails, guardando siempre y en toda circunstancia una copia de los mensajes enviados. También tiene un sistema veloz de búsqueda de correos guardados en forma local, sin depender de servidores externos a la compañía que significan un peligro auxiliar la confidencialidad de la información.
Este y otros sistemas ofrecen a la empresas formas eficaces para acrecentar la seguridad de sus datos.
Dada la enorme cantidad de información que acostumbra a manejarse en estos archivos, siempre va a haber un cierto nivel de incertidumbre, si bien ésta puede disminuirse sensiblemente estando informado sobre condiciones legales bajo las cuales se trabaja y buscando el apoyo de especialistas en el almacenaje y protección de datos.